|
Como complemento a la captura de novedades del módulo de Nómina , Recursos Humanos presenta la captura de novedades de los siguientes conceptos, los cuales deben ser parametrizados previamente.
Nómina – Manejo de Novedades – Captura de Novedades
1. REGISTRO NOVEDADES DE INCAPACIDAD
Nómina – Manejo de Novedades – Captura de Novedades - Captura Novedad de Incapacidad
A través de esta opción se realizarán los registros de las novedades de los empleados activos de la companía por concepto de Incapacidades.
Inicialmente el sistema presenta una ventana donde se registrará la cédula de empleado o se utiliza la búsqueda respectiva en forma alfabética (nombre) o numérica (identificación) posteriormente solicitará el registro de la información relacionada con la novedad generada por incapacidades, que se presenta a continuación:
Concepto: Código del concepto por el cual se registrará en las novedades de la Nómina, en este caso se utilizará el concepto de Incapacidades, previamente creado en la opción Nómina – Catálogos – Apertura de Conceptos.
Tipo: Tipo de incapacidad, según la legislación laboral: Incapacidad General Licencia de Maternidad Accidente de Trabajo Enfermedad Profesional.
Centro de Costo: Centro de costo relacionado.
Grupo Contable: del empleado en el momento de la incapacidad
Fecha Inicial: Fecha a partir de la cual se genera la incapacidad
Días de Incapacidad: Número de días de duración de la incapacidad.
Fecha Final: Fecha en que termina la incapacidad. El sistema la calcula automáticamente.
Prórroga: Indicar si es prórroga de una capacidad anterior a la que se está registrando.
Días E.P.S.: Número de días a partir de los cuales pagará la E.P.S. Según la normatividad la E.P.S., pagará la incapacidad a partir de los tres (3) días, dato que el sistema trae por defecto en este campo.
Observaciones: Comentarios adicionales a la novedad digitada. Luego de digitar la novedad se graba con el icono 
No. Del Documento: Número del documento de la incapacidad. Se digita ENTER y el sistema actualiza el registro de la novedad de Incapacidad.
Para digitar novedades de incapacidad pagadas al 100%, se indica en el cuadro Días Empleador los días totales de la incapacidad. Ej.: Si un empleado tuvo cinco (5) días de incapacidad, en el campo Días Empleador se digitan los 5 días.
En el caso en que se requiera que los tres (3) primeros días pague el empleador el 100% y los demás días la E.P.S., las 2/3 partes se deben registrar dos novedades por separado, aplicando los conceptos de nómina creados por la opción Nómina – Parámetros – Catálogos- Conceptos de Nómina, y amarrarlos a las tablas de conceptos creadas (Base Incapacidad 100% - Base Incapacidad 2/3 partes) para tales fines.
Es de aclarar que en el caso de las incapacidades por Accidente de trabajo / enfermedad profesional solo debe habilitar los dias de Empleador /ARP no el concepto de EPS, porque este tipo de incapacidades son cubiertas 100% por las ARP no por las EPS
2. REGISTRO NOVEDADES DE VACACIONES
Nómina–Manejo de Novedades – Captura de Novedades – Captura Novedad de Vacaciones
A través de esta opción se realizarán los registros de las novedades de los empleados activos de la companía por concepto de Vacaciones. Inicialmente el sistema presenta una ventana donde se registrará la cédula de empleado o se utiliza la búsqueda respectiva en forma alfabética (nombre) o numérica (identificación) luego solicitará el registro de la información relacionada con la novedad generada por vacaciones, que se presenta a continuación:
Concepto: Código del concepto por el cual se registrará en las novedades de la Nómina, en este caso se utilizará el concepto de Vacaciones, previamente creado en la opción
Tipo: Vacaciones que se van a registrar en la novedad, disfrutadas o compensadas.
Centro de Costo: Centro de costo relacionado.
Grupo Contable: del empleado en el momento de tomar las vacaciones.
Fecha Inicial:Fecha a partir de la cual se tomarán las vacaciones, en caso de ser disfrutadas.
Fecha Final: Fecha de terminación de las vacaciones, en caso de ser disfrutadas.
Fecha de Aprobación- Fecha Final: Fecha en la cual fue aprobado el pago compensatorio de las vacaciones.
Días Tomados:Número de días laborales que comprende el periodo de vacaciones, calculados por el sistema. Según la legislación el período establecido para las vacaciones disfrutadas es de 15 días por período causado, de igual forma el empleado puede tomar menos cantidad de días para el disfrute de sus vacaciones. Este número de días es calculado por el sistema de acuerdo con la definición del Calendario por la opción Recursos Humanos – Parámetros – Calendario, adicionalmente con los datos ingresados en la Hoja de Vida del Empleado.
Días Disfrutados: Son los días calculados por el sistema a partir de la fecha inicial. Estos días disfrutados incluyen los días no laborables para el empleado (sábado – en caso de ser no laborable - , domingos y festivos).
Días a pagar: La cantidad de días a pagar en las vacaciones compensadas.
Periodo de Causación: El sistema trae a manera informativa la relación de los períodos de vacaciones del empleado, según su histórico, los días causados, tomados y pendientes:
Según el histórico el sistema informa cuántos quedan pendientes por tomar de vacaciones del periodo indicado, o también lo hace en el caso que sean anticipadas:
Observaciones: Comentarios adicionales a la novedad digitada. Luego de digitar la novedad se graba con el icono
No. De Resolución:Corresponde al número de autorización entregado por el Ministerio de Trabajo. Aplica para vacaciones compensadas en dinero.
No. De Cheque: Número del Cheque con el cual se cancelarán las vacaciones compensadas.
Banco: Nombre del Banco correspondiente al cheque con el que se cancelarán al empleado las vacaciones compensadas.
Para que el sistema tome las vacaciones que tiene pendientes el empleado es necesario haber digitado los periodos completos y/o parciales que ha tomado el empleado por la opción de Recursos Humanos – Históricos - Captura de Histórico.
Recursos Humanos – Históricos – Libro de Vacaciones
En este informe se puede verificar la información registrada en la novedad de Vacaciones, que alimentará de igual forma el histórico de cada empleado.
3. REGISTRO NOVEDADES DE LICENCIAS
Nómina – Manejo de Novedades – Captura de Novedades – Captura Novedad de Licencias
A través de esta opción se realizarán los registros de las novedades de los empleados activos de la companía por concepto de Licencias. Inicialmente el sistema presenta una ventana donde se registrará la cédula de empleado o se utiliza la búsqueda respectiva en forma alfabética (nombre) o numérica (identificación).
Posteriormente solicitará el registro de la información relacionada con la novedad generada por licencias, que se presenta a continuación:
Concepto: Código del concepto por el cual se registrará en las novedades de la Nómina, en este caso se utilizará el concepto de Licencias, previamente creado en la opción Nómina – Catálogos – Apertura de Conceptos.
Tipo: Se indica si corresponde a una licencia remunerado o no remunerada.
Centro de Costo: Centro de costo relacionado.
Grupo Contable: del empleado en el momento de tomar la licencia.
Fecha Inicial: Fecha a partir de la cual se hará efectiva la licencias
Fecha Final: Fecha hasta de terminación de la licencia.
Días Laborables: Número de días laborables que comprende la licencia
Días Disfrutados: Número total de días de la licencia, incluyendo los días no laborales (sábados, domingos y festivos).
En caso de ser una licencia no Remunerada, se indica si es voluntaria o disciplinaria, para efectos de presentación de informes.
4. REGISTRO NOVEDADES DE CESANTIAS
Nómina – Manejo de Novedades – Captura de Novedades – Captura Novedad de Cesantías
A través de esta opción se realizarán los registros de las novedades de los empleados activos de la companía por concepto de Anticipo de Cesantías.
Inicialmente el sistema presenta una ventana donde se registrará la cédula de empleado o se utiliza la búsqueda respectiva en forma alfabética (nombre) numérica (identificación)
Posteriormente solicitará el registro de la información relacionada con la novedad generada por Anticipo de Cesantías, que se presenta a continuación:
Concepto: Código del concepto por el cual se registrará en las novedades de la Nómina, en este caso se utilizará el concepto de Cesantías, previamente creado en la opción Nómina – Catálogos – Apertura de Conceptos.
Tipo: La novedad a registrar, en este caso es Anticipo de Cesantías.
Fecha de Corte: Fecha de corte para el cálculo de cesantías. Corresponde a la fecha hasta donde deseamos el sistema calcule el valor de las cesantías, lo cual esta relacionado con la formulación del concepto de cesantías. Ejemplo si la formulación esta creada como promedio de 12 meses el sistema tomara los acumulados de 12 meses atrás de la fecha de corte que se indico.
Con la fecha de corte se carga la novedad Ejemplo si capturamos novedad con Fecha de corte a 2007/01/20 cargara la novedad en la nomina que corresponda al periodo segunda quincena de enero.
Dependiendo de la fecha de corte el sistema calculara la fecha inicial (fecha a partir de la cual se realizara el calculo de cesantías) Corresponde al 01 de enero del ano al cual se captura la fecha de corte. Ejemplo Fecha de corte 2007/01/20 fecha inicial 2007/01/01, Fecha de corte 2006/08/30 Fecha inicial 2006/01/01.
Fecha Inicial: Fecha a partir de la cual se realiza el cálculo de cesantías; este registro lo calcula el sistema automáticamente a partir de la fecha de corte. Por lo general la fecha inicial es el primer día del ano (2004/01/01).
Fecha de Ingreso del Empleado: Fecha de ingreso del empleado a la companía; esta fecha la toma el sistema de la Hoja de Vida del empleado.
Total Días: Número total de días que se tomarán para el cálculo de las cesantías por un período. Este campo es calculado por el sistema.
Sueldo: Sueldo del empleado tomado como base para el cálculo de las cesantías. El sistema toma este dato de la Hoja de Vida del empleado.
Valor Cesantías: Valor calculado de cesantías a anticipar; en este campo se confirma el valor que se va a anticipar al empleado.
Valor Intereses: Valor calculado de intereses de cesantías a anticipar; en este campo se confirma el valor que se anticipará al empleado por este concepto.
Observaciones: Comentarios adicionales a la novedad digitada. Luego de digitar la novedad se graba con el icono
No. Resolución: Número de Autorización del anticipo de las cesantías.
No. Cheque: Número del cheque con el que se pagará el anticipo de cesantías al empleado.
Banco: Nombre del Banco correspondiente al cheque con el que se pagará al empleado el anticipo de cesantías.
5. REGISTRO NOVEDADES DE PRÉSTAMOS
Nómina – Manejo de Novedades – Captura de Novedades – Captura Novedad de Préstamos
A través de esta opción se realizarán los registros de las novedades de los empleados activos de la companía por concepto de Préstamos. Inicialmente el sistema presenta una ventana donde se registrará la cédula de empleado o se utiliza la búsqueda respectiva en forma alfabética (nombre) o numérica (identificación).
Posteriormente solicitará el registro de la información relacionada con la novedad generada por Préstamos, que se presenta a continuación:
Concepto: Código del concepto por el cual se registrará en las novedades de la Nómina, en este caso se utilizará el concepto de Préstamos, previamente creado en la opción Nómina – Catálogos – Apertura de Conceptos.
Clase : La modalidad de liquidación de intereses que se trabajará con el préstamo, se puede elegir del combo que aparece a continuación:
Fecha Préstamo: Fecha inicial del préstamo.
Activo: En esta opción se puede activar o desactivar la novedad.
Concepto de Interés: Código del concepto por el cual se registrará en las novedades de la Nómina los intereses originados por el préstamo, en este caso se utilizará el concepto de Interés Préstamos, previamente creado en la opción Nómina – Catálogos – Apertura de Conceptos.
Valor Total: Valor total del préstamo solicitado por el empleado.
Porcentaje Interés a Capital: Porcentaje a aplicar sobre el monto del préstamo.
Saldo Actual: Calculo realizado por el sistema, donde indica el total acumulado por concepto de saldo pagado.
Número de Cuotas: Cantidad de cuotas a diferir para realizar el pago del préstamo.
Total de Interés Pagado: Calculo realizado por el sistema, donde indica el total acumulado por concepto de interés pagado.
Valor Cuota Capital: El sistema calcula el valor de la cuota que se descontará al empleado, a partir del valor del préstamo y del número de cuotas. La cuota que se trabaja en esta opción es fija.
Periocidad del Descuento: Hace referencia a los periodos de pago en los cuales se hará efectivo el descuento para el empleado. El usuario puede indicar si desea realizar el descuento en todas las nominas del mes o en algunas o alguna. Ejemplo Nomina quincenal corresponde a dos periodos si se marcan las dos casillas el descuento lo realizara en las dos quincenas.
Aplica a partir de: Fecha a partir de la cual se tomará dentro de las novedades de Nómina del empleado, para su respectivo descuento.
Documento Cruce: Este campo se habilitara cuando la cuenta amarrada al concepto que se indica en la captura de préstamo esta detallada por Cobrar o por pagar. Mostrando mensaje “El concepto maneja una cuenta por cobrar o por pagar es necesario ingresar el documento cruce en las novedades”. El valor del documento cruce se vera reflejado en los informes de Cartera. Si la cuenta no cuenta no esta detallada al cargar la novedad el campo de documento cruce pasara en blanco.
Nota: Cuando se tiene una novedad de prestamos en su captura aparece el campo de saldo el cual se alimenta con la contabilización del pago de la nomina y puede cambiar con el saldo reflejado en el cargue automático de novedades ya que este es el mismo volante de nomina y muestra el saldo mas la cuota que cancelara el empleado en dicha nomina. Ejemplo préstamo de $10.000 mensuales a junio 01 tiene como saldo $70.000, a finales de Junio al consultar la novedad aparece como saldo $70.000 mientras que en el cargue automático aparece $60.000 del saldo menos la cuota ($70.000-$10.000), este nuevo saldo se vera reflejado en la novedad en el momento de realizar el proceso de pago de nomina.
6. REGISTRO NOVEDADES DE EMBARGOS
Nómina – Manejo de Novedades – Captura de Novedades – Captura Novedad de Embargos
A través de esta opción se realizarán los registros de las novedades de los empleados activos de la companía por concepto de Embargos.
Inicialmente el sistema presenta una ventana donde se registrará la cédula de empleado o se utiliza la búsqueda respectiva en forma alfabética (nombre) o numérica (identificación)
Posteriormente solicitará el registro de la información relacionada con la novedad generada por Préstamos, que se presenta a continuación:
Concepto: Código del concepto por el cual se registrará en las novedades de la Nómina, en este caso se utilizará el concepto de Préstamos, previamente creado en la opción Nómina – Catálogos – Apertura de Conceptos.
Tipo: El sistema registra novedades por dos tipos de embargos: Judicial y de Alimentos.
Fecha del Embargo: Fecha en la cual se realiza el registro de la novedad.
Fecha Final: Fecha de la última cuota que pagará el empleado por concepto de Embargo.
Valor Cuota Embargo: Valor de la cuota a descontar por nómina.
Valor Total Embargo: Valor por el cual esta la orden de Embargo.
Porcentaje Embargo: Valor del porcentaje a aplicar sobre el saldo del Embargo
Número de Cuotas: Número de cuotas a diferir para el pago del Embargo.
Periodos de Nómina: Hace referencia a los periodos de pago en los cuales se hará efectivo el descuento para el empleado. El usuario puede indicar si desea realizar el descuento en todas las nominas del mes o en algunas o alguna. Ejemplo Nomina quincenal corresponde a dos periodos si se marcan las dos casillas el descuento lo realizara en las dos quincenas.
Juzgado: Registro de Juzgado que emitió la Orden de Embargo.
Ciudad: Ciudad donde se emitió la Orden de Embargo
Sueldo Mínimo Exento: Aplica en el caso que el empleado tenga descuentos adicionales al embargo y su sueldo no alcanza a cubrirlos por completo, y quede por ese periodo exento del pago de la cuota del Embargo.
Aplica a partir de: Fecha a partir de la cual se hará efectivo el descuento por nómina del Embargo.
Observaciones: Comentarios adicionales a la novedad digitada. Luego de digitar la novedad se graba con el icono
7. REGISTRO NOVEDADES DE AHORROS
Nómina – Manejo de Novedades – Captura de Novedades – Captura Novedad de Ahorros
A través de esta opción se realizarán los registros de las novedades de los empleados activos de la companía por concepto de Ahorros.
Inicialmente el sistema presenta una ventana donde se registrará la cédula de empleado o se utiliza la búsqueda respectiva en forma alfabética (nombre) o numérica (identificación)
Posteriormente solicitará el registro de la información relacionada con la novedad generada por Ahorros, que se presenta a continuación:
Concepto: Código del concepto por el cual se registrará en las novedades de la Nómina, en este caso se utilizará el concepto de Ahorros, previamente creado en la opción Nómina – Catálogos – Apertura de Conceptos.
Fecha Inicial: Fecha de registro de la novedad en el sistema.
Fecha Final: Ultima fecha en la que se descontará dicha novedad.
Valor Cuota: Valor de la cuota a ahorrar que será descontada por nómina.
Porcentaje Cuota: Valor del porcentaje por cada cuota del ahorro.
Periodos de Nómina: Hace referencia a los periodos de pago en los cuales se hará efectivo el descuento para el empleado. El usuario puede indicar si desea realizar el descuento en todas las nominas del mes o en algunas o alguna. Ejemplo Nomina quincenal corresponde a dos periodos si se marcan las dos casillas el descuento lo realizara en las dos quincenas.
Aplica a partir de: Fecha a partir de la cual se descontará por nómina el valor de la cuota de ahorro.
Nota: Cuando se tiene una novedad de ahorro en su captura aparece el campo de saldo el cual se alimenta con la contabilización del pago de la nomina y puede cambiar con el saldo reflejado en el cargue automático de novedades ya que este es el mismo volante de nomina y muestra el saldo mas la cuota que el empleado aportara en dicha nomina. Ejemplo Ahorro de $10.000 mensuales a junio 01 tiene como saldo $70.000, a finales de Junio al consultar la novedad aparece como saldo $70.000 mientras que en el cargue automático aparece $80.000 del saldo mas la cuota ($70.000+$10.000), este nuevo saldo se vera reflejado en la novedad en el momento de realizar el proceso de pago de nomina.
8. REGISTRO NOVEDADES ACUMULABLES
Nómina – Manejo de Novedades – Captura de Novedades – Captura Novedades Acumulables
Consiste en la digitación de novedades en forma periódica, es posible en forma diaria, de aquellos conceptos que así lo requieran, y al final del periodo, el sistema realice la sumatoria y se liquiden en forma acumulada.
Posteriormente solicitará el registro de la información relacionada con la novedad generada por Novedades Acumulables, que se presenta a continuación:
Concepto: Código del concepto por el cual se registrará en las novedades de la Nómina, previamente creado en la opción Nómina – Catálogos – Apertura de Conceptos.
Tipo: El tipo de concepto que se registrará en esta opción. Se encuentran dos opciones: horas extras y otras.
Fecha Inicial – Fecha Final: Fechas para las cuales se generará el acumulado de los conceptos.
No. de Horas: Para los conceptos como horas extras se indicará el número de horas que laboró el empleado durante el rango de fechas que se digitó en las opciones anteriores.
Documento Cruce:Es el Documento que sirve como soporte para un pago de Abono, Ahorro u otro concepto sin formula.
Observaciones: Comentarios adicionales a la novedad digitada. Luego de digitar la novedad se graba con el icono
9. REGISTRO NOVEDADES DE ANTICIPO DE PRIMAS
Nómina – Manejo de Novedades – Captura de Novedades – Captura Novedad Anticipos de Primas
A través de esta opción se realizarán los registros de las novedades de los empleados activos de la companía por concepto de Anticipo de Primas.
Inicialmente el sistema presenta una ventana donde se registrará la cédula de empleado o se utiliza la búsqueda respectiva en forma alfabética (nombre).
Posteriormente solicitará el registro de la información relacionada con la novedad generada por Anticipo de Primas, que se presenta a continuación:
Concepto: Código del concepto por el cual se registrará en las novedades de la Nómina, en este caso se utilizará el concepto de Primas, previamente creado en la opción Nómina – Catálogos – Apertura de Conceptos.
Tipo: La novedad a registrar, en este caso es Anticipo de Cesantías.
Fecha de Corte: Fecha de corte para el cálculo de prima de servicios.
Fecha Inicial: Fecha a partir de la cual se realiza el cálculo de primas; este registro lo calcula el sistema automáticamente a partir de la fecha de corte.
Fecha de Ingreso del Empleado: Fecha de ingreso del empleado a la companía; esta fecha la toma el sistema de la Hoja de Vida del empleado.
Total Días: Número total de días que se tomarán para el cálculo de la primas por un período. Este campo es calculado por el sistema.
Sueldo: Sueldo del empleado tomado como base para el cálculo de la prima. El sistema toma este dato de la Hoja de Vida del empleado.
Valor Prima (al corte): Valor calculado de la prima a anticipar.
Valor de este Anticipo: En este campo se confirma el valor que se va a anticipar al empleado.
Valor Intereses: Valor calculado de intereses de cesantías a anticipar; en este campo se confirma el valor que se anticipará al empleado por este concepto.
Observaciones: Comentarios adicionales a la novedad digitada. Luego de digitar la novedad se graba con el icono |